Açık ve Yakın Tehlike; Personel Hırsızlıkları


Mağaza Yönetimiİşletme karınızın ne kadarı hırsızlık ve bilinmeyen kaçaklara gidiyor? Hep müşteri kılığında giren hırsızlar suçlandı, peki ya kendi personelinizden de çalan varsa, ve bunun oranı neredeyse hırsızlar kadar ise? Şeytanı bile şaşırtan yöntemler varsa?


Centre for Retail Research (CRR) 2011 verilerine göre Perakende sektöründe kayıp ve bilinmeyen kaçak  oranı global ortalaması yıllık işletme cirosunun %1.45’ine denk gelmekte. Türkiye ortalaması ise dünya ortalamasının hayli üstünde olarak %1.68’dir.

Bunun nedenlerine göre dağılımı ise;

  • Müşteri sebepli kayıplar %43.2
  • Personel sebepli kayıplar %35
  • Tedarikçi sebepli kayıplar %5.6
  • İdari kökenli kayıplar  %16.2

Burada bir ifadeye açıklık getirmek gerekmekte, Kayıp denildiğinde içerik olarak ; Hırsızlık, etiketleme hataları, fiyat karışıklıkları, ve bilinmeyen sebepleri kapsamakta olup fire, dökülme, kırılma, yıpranma, delinme gibi kayıplar dahil değildir.

Personel kayıpları her ne kadar karakter, ve bireysel demografik değişkenliklere bağlı olsa da işletme içinde alınan önlemlerin yetersizliği elbette temel faktörlerden biridir. Ekonomik düşkünlük, yetersiz maaş, sigortasız çalıştırma, yarı zamanlı eleman yoğunluğu kayda değer diğer faktörlerdir. Bunların yanı sıra, çalışma şartlarının kötülüğüne bağlı olarak intikam amaçlı kasti verilen zararlar, sistem açıklarını menfaat gütmeden kullanarak, işletmeyi zarara uğratmak da sıkça rastlanan olaylardandır.   

Mağaza YönetimiPersonel kayıplarında üst düzey personelin verdiği kayıplar adet olarak az montan olarak yüklü kayıplardır ve bu kayıpların da temel nedeni çapraz kontrol sistemleri kurulmadan, belli yöneticilerde yoğunlaşan yetkilendirmedir.

Personel kayıplarını incelerken merkez personel ve mağazalar olarak ayrı ayrı incelemek gerekmektedir. Her bir birimde, O birimin açıklarına göre kaynaklanan nice kayıp ve kaçak vardır. Çok çok nitelikli olanları yol göstermemek amacıyla belirtmeden, çoğu işletmede rastlanılan basit ve nitelikli türler üzerinden gideceğiz.

Bu makalede ortalama her üç kayıptan birinin sebebi olan  personel sebepli kayıpların Mağazalar ayağını  inceleyeceğiz. Merkez kayıpları ise bir başka makalede inceliyor olacağız.   

Mağazalarda çalışan kaynaklı kayıplar;

Mağazalarda çalışan kaynaklı sebeplerin psikolojik kaynaklarını işin uzmanlarına bırakıp var olan kötü psikolojinin belirmesine yol açan sistem zaaflarına bakacak olursak;




Mağaza YönetimiNedenleri;

1-Stok sayımı yapmamak veya yılda bir yapmak;  Halen bir çok küçük ve orta boy perakendeci, bazen külfeti, bazen maliyeti, bazen personele aşırı güven,... vs gibi sebeplerden fiili stok sayımı yapmadan ticari hayatlarına devam etmektedirler. Böyle bir ortamda kayıp kaçak çıkmadığı için bilmedikleri bir zararın huzuruyla ‘Benim işletmemde olmaz böyle şeyler’ diyebilmektedirler.

2-Stok sayım sonuçlarını analiz etmemek, ve bunun personelce bilinmesi; Stok sayımı yapıldı 3 eksik 3 de fazla çıktı, idari karışıklık, sayım hatası deyip geçmek yeterli mi ? Kötü niyetli girişimlerin temel noktası olan sistem açıklarını kullanma basit bir gözlem sonrası sürekli kayıplara yol açacak yöntem geliştirmekle ilgilidir.

3-Spot stok sayımları yapmamak; Sayım tarihlerinin bilinmesi organize olmuş personelin durumu normal göstermesi için idealdir. Spot sayımlar yani aniden yapılan stok sayımları olmayan perakendecide mağazalar kötü niyetli personel için huzur dolu bir çalışma ortamı sunar.

4-Aşırı yetkilendirme; Mağazalarda ekseriyetle mağaza müdürlerinin ve müdür yardımcılarının her işleme yetkisinin olması, tek başına tüm süreçlere imza atabilmesi, veri girişi yapabilmesi sistemi açık halde bırakmaktadır. Ürün kabulden, fatura kesmeye, ve iade ürün kabulüne kadar her alanda yetkilendirilmiş bir mağaza çalışanı en sofistike ERP sistemini bile etkisiz kılar.

5-Mağaza deposu ürün kabul prosedürü olmaması, uygulanmaması; Merkez veya tedarikçilerden koliler içinde teslim edilip kontrol edilmeden alınan ürünler gerek personel, gerekse de tedarikçi kaynaklı kayıpların temel nedenlerindendir. Güven, zamansızlık, üşengeçlik veya kötü niyet prosedür olsa dahi uygulanmadığında sistemde açık oluşturmaya adaydır.

6-Personele yapılan satışlar; Personelin indirimli  ürün satın almasını dilediği zaman dilediği mağazadan, yada kendi mağazasından kontrolsüz yapabilmesi. Personel alışverişlerinde gün, üst meblağ, beden, adet  gibi sınırlamalar olmaması.

7-Tadilata ürün çıkış prosedürü olmaması; Özellikle giyim mağazalarından tadilat maksatlı ürün çıkışlarında yaşanan boşluklar.

8-Ürün iade prosedürü olmaması veya uygulanmaması; Ürün iadelerinde şirketin belirlediği bir prosedürün olmaması, bunların eksiksiz yerine getirilmemesi, faturasız iade kabul, kredi kartı slipiyle iade kabul gibi işlemler ve tek personel onayı ile iade kabul.

9-Mağaza kasa prosedürlerinin olmaması, uygulanmaması; En sık kayıp yaşanan noktalardan biri olmasına karşın en az özen gösterilen noktalardan olması da ilginçtir. Bazı perakendecilerde satış personelinin kasa personeli fonksiyonunu yerine getirdiği bile gözlemlenmektedir. Kredi kartı kabul, iade, nakit işlemleri, fatura prosedürleri, ürün iadelerinde uygulanacak kasa prosedürleri, hediye çekleri, sadakat puanları, özel indirimler, gün sonu, kasa teslim işlemleri, kasa açık ve fazlalarının bir prosedüre ve çapraz kontrole bağlı olmadığı işletmede her bir işlem sistemin açık noktasıdır.   

10-Standart güvenlik olmaması, yetersiz olması;  Büyük işletmelerde güvenlik personeli ile sağlanılan orta ve küçük boy mağazalarda ise mevcut personel ile eksiği doldurulan güvenlik uygulamalarının sadece müşteri değil personeli de kapsaması gerekmektedir. İtimat ve kontrol yan yana bulunması gereken kavramlardır. Bu maksatla personel giriş çıkış, mağaza içi davranışlar, depo, atıklar kontrolünün yapılmaması, güvenlik kamerası destekli sistemlerin kullanılmaması sistemi savunmasız bırakmaktadır.  

Nasılları;

Yukarıdaki sistem zaaflarının olduğu işletmelerde sıklıkla görülen personel kayıp yolları ise şöyledir.

Mağaza Yönetimi

1-Basit Hırsızlıklar; Her mağazada, her işletmede yaşanan işleniş şekli itibariyle basit ve önleme yöntemlerinin kolay olduğu tarz kayıp türleridir. Güvenlik, etkin stok kontrol ve tüm mağaza prosedürlerinin kullanıldığı ortamlarda tamamıyla sıfırlanmasa dahi en aza indirilebilecek tarz kayıplardır.
  • Kasadan doğrudan para çalma.
  • Ürünü çantada, bedende saklamak yoluyla ürün çalma.
  • Ofis malzemelerini çalma (Bilgisayar malzemesi, ofis sarf maddeleri, ikram ürünleri)
  • Promosyon ürünlerini çalma. Müşteriye verildi gösterilip verilmeyip çalınan promosyon ürünleri. 
  • Müşteri malına yapılan hırsızlıklar. (Çanta, cüzdan, telefon, vs.)

2-Mağaza geneli nitelikli kayıp, dolandırıcılık ve hırsızlıkları; Hemen her mağaza yaşanan veya yaşanabilecek tarzda olan geleneksel yöntemlerdir, ağırlıklı olarak kötü niyetli satış personeli  ve kötü niyetli mağaza yöneticilerince uygulanır.
Mağaza Yönetimi

  • Personel özel indirimini tanıdıklarına kullandırmak suretiyle menfaat yaratmak.
  • Komisyonculuk, anlaşmalı satış, Müşteriye tam fiyatlı veya mağaza bilgisi dışında %XX indirimle ürün satıp, daha sonra yüksek personel özel indirimli satışa oluşturmak  yoluyla aradaki farkın alınması. (Kasa dışı, satış personelinin yaptığı anlaşmalar).
  • Mağaza depoya, kasti olarak, eksik veya hatalı ürün kabul edip tam kabul etmiş gibi işlemek. (Merkez veya tedarikçiden). Teslimatçı personel veya tedarikçi ile anlaşmalı olarak.
  • Anlaşmalı olduğu kişilerden, iade kabul edilen ürünün/faturanın kasti olarak eksik teslim alınması, ancak tam fatura bedeli üzerinden iade yapılması.
  • Outlet mağazlarda satılan defolu ürünü, tam ürün faturasıyla eşleştirerek ürün iadesi kabul etmek. 
  • Yüksek bedelli ürünleri düşük bedelli ürün ambalajına yerleştirmek suretiyle yapılan dolandırıcılık. 
  • Etiket değiştirmek suretiyle kendine veya anlaşmalı olduğu kişilere menfaat sağlamak.
  • Tadilata çıkış adı altında fazladan ürün çıkışı yapıp tadilattan elden teslim alma.
  • Ürün saklama yoluyla belli ürünlerde indirim gelene kadar ürünü depoda tutarak rafta bulundurmamak suretiyle anlaşmalı kişilere menfaat sağlamak.   
  • Kasıtlı hasar ve hasarsız ürüne hasar raporu üretmek suretiyle defolu, hasarlı ürün fiyatından çıkış yapmak.
  • Çalınmak istenen malın çöpe atılıp, çöpten geri alınması. (Çok sıklıkla rastlanır.)
  • Mağaza ürünlerini kullanıp varsa stok sayımlardan evvel geri getirilmesi, nihai son indirimde de satın alınması. (Özellikle giyim mağazalarında, %70 indirimde)    

3-Kasa işlemleri nitelikli dolandırıcılık ve hırsızlıkları; Ödeme çeşitleri ve yöntemlerinin artmasıyla daha komplike hale gelen kasa işlemlerinde özellikle sistem zaaflarını iyi bilen personelce çok nitelikli ve yaratıcı yeni yeni tarzlar ortaya çıktığı gibi, geleneksel yöntemler de azımsanmayacak miktardadır.
Mağaza Yönetimi
  • Başka/diğer kasiyer şifresi kullanılarak yapılan nitelikli hırsızlıklar.
  • Mağazanın uyguladığı özel indirimleri müşteriye bildirmeyerek farkın alınması. (Nakit ödemeye %XX, Özel etiketlili günler, özel indirim günleri gibi)
  • Müşterinin kullanmadığı indirim veya bedava ürün hakkını, kendi veya tanıdığı namına kullandırması. (3. ürün bedava, veya 2. ürüne %XX indirim gibi)
  • Fatura kesmemek suretiyle satış bedelinin cebe atılması.
  • Fatura almayan müşteriye tam fiyatlı satış yapıp, ürünü daha sonra personel satışı gibi gösterip indirimli çıkış yapmak suretiyle aradaki farkın alınması.  
  • Farklı ürün  fiyat etiketi okutarak anlaşmalı olduğu kişilere ürün satış.
  • Eksik okutma, ürün atlama suretiyle anlaşmalı olduğu kişilere ürün satış.
  • Para üstü vermeyerek fazla oluşturma, oluşmuş kasa fazlasını, verilmeyen fatura ile birleştirerek meblağı kendine almak.
  • Fatura kesmemek suretiyle sistemde boş fatura yaratıp, başka kurumlar adına fatura keserek fatura satmak yoluyla KDV hırsızlığı yapılması. (Özellikle ofis malzemeleri, elektrik elektronik cep telefonu malzemeleri satan mağazalarda)
  • Müşteriye teslim edilmeyen fatura ile ürün iadesi yapmış gösterip, fiziki iade olmadan kasadan çıkış (para, hediye çeki, kredi kartı) yapmak.
  • Mağazadan çalınmış ürünü, müşteriye verilmeyen fatura ile eşleştirip iade alarak kasadan çıkış yapmak.
  • Satış bedelinin nakit olarak alınıp, kendine ait yada başka bir kredi kartına X taksitle, peşin fiyatına X taksitle işlem yapılması suretiyle dolaylı borç alma. 
  • Satış bedelinin nakit olarak alınıp, kendine ait yada başka bir kredi kartıyla işlem yaparak eğer varsa kredi kartına yüksek ödül puanının alınması.
  • Sadakat Kartı uygulaması yapan işletmelerde alışveriş puanlarını kendi veya başka kişi kartına işleme. 
  • Müşteri işlemlerinden  toplanılan ödül puanların başka alışverişle birleştirerek, karşılığı nakit parayı kasadan almak.
  • Müşteri kredi kartındaki ödül puanları müşteri bilgisi dışında çekerek kullanma. (Müşterinin anlık kontrol yapamamasından faydalanma).
  • Anlaşmalı olduğu kişilere, İndirime girmiş ürünü indirim öncesi fiyattan iade etmesi.
  • Anlaşmalı olduğu kişilere veya kendine kredi kartına taksitle ürün satıp, daha sonra nakit olarak ürün iadesi alma.  
  • Anlaşmalı olduğu kişilere daha çok taksitle  peşin fiyatına taksit yapmak. (Manuel pos giriş) 
  • Anlaşmalı olduğu kişi kredi kartına pos üzerinden manuel ödül puanı giriş. (Ödül puanı iade adı altında) 
  • Yabancı para fiyat etiketli ürünlerde, bilerek farklı kur uygulama suretiyle farkı kendi namına almak. (ERP kullanılmayan, sisteme kur bilgisi girilmeyen)
  • Organize kredi kartı dolandırıcılarıyla birlikte, kredi kartı dolandırıcılığı, pos aparatlarıyla kredi kartı kopyalama, sliplerde yer alan müşteri kart ve isim bilgilerini dışarı satma, paylaşma.
  • Bilerek sahte para kabul etme, kasadaki nakit parayı gün sonunda sahtesiyle değiştirme. 
  • Bilerek yabancı para karışıklığı yapmak. (Euro yerine Norveç Kronu, Euro yerine dolar kabul etmek gibi)  
  • Bilerek sahte veya çalınmış kredi kartı kabul etmek.
  • Manuel fatura girişiyle kasti olarak hatalı fiyat, KDV oranı, indirim, kur  uygulamak.